不容忽視的辦公成本
研究機構對美國５００家大型企業的一項調研發現：８３％的公司認為，文件對核心業務非常重要：從市場部的產品目錄、直郵資料，到財務部的付款通知以及設計生產部門的用戶手冊、技術資料等等。調查顯示，企業在文件方面的運營處理花費占據了公司整體營業額的１％－３％。然而，９０％的ＣＩＯ或ＣＦＯ并不清楚公司在文件方面的具體花費，打印、復印等文件處理的消耗成為企業成本中未經審核的最后“堡壘”。
富士施樂株式會社日本和亞太區全球服務業務總裁岡野正樹近日在京表示，將文件業務外包，可以幫助公司從繁雜的文件處理及相關硬件設備的管理和維護中擺脫出來，將節省的人力、精力和成本投入到自身的核心業務中。
數據顯示，采用文件外包服務后，客戶的文件支出成本有可能減少１０％－３０％。前不久，寶潔公司與富士施樂／施樂簽署了為期５年的文印外包服務，預計能將辦公成本降低２０％—２５％，年耗電量將節省３０％，年用紙量將節省２０％—３０％。
從“擁有者”到“使用者”
通常，一個企業的各個部門，都各自擁有并管理著很多設備，負責這些設備的采購、維修、耗材，甚至要考慮每臺機器應該放在哪里等，這必然會造成不同程度上的資源浪費，又給各部門增加設備管理的負擔。
岡野正樹表示，將打印業務外包后，專業公司將代替這些企業管理設備，提供更為優化的輸出環境，使企業從設備的“擁有者”轉變為“使用者”。其結果是，不僅提高了企業資產利用率，實現了設備的統一管理和制度化，還使企業有了進一步降低成本的空間。同時，因為有專業的打印服務商提供服務，打印設備的維護和故障的及時清除會比以往更加快捷。
但是，如何才能確保客戶從“擁有者”到“使用者”角色的順利互換？據岡野正樹介紹，根據富士施樂的實踐和服務經驗，在為客戶實施全球服務（文件外包服務相關業務）之前，專業人員會先了解客戶的需求，再通過精益六西格瑪理論對客戶的辦公環境、文件管理流程進行評估，同時傾聽客戶的意見，全面細致地了解客戶運營的實際情況。通過調查評估，公司將根據不同的客戶量身訂制不同的文件管理服務，配置最優化的設備組合并改善文件管理流程。
文件外包將快速起飛
去年，富士施樂全球營業額達到１００億美元，在富士施樂（中國）有限公司去年全部銷售額中，全球服務占到９％。雖然這一比例不高，但富士施樂株式會社副總裁、富士施樂（中國）有限公司總裁徐正剛說，“這部分業務增長迅速，預計未來會有兩位數的增長。”
全球知名咨詢公司Ｇａｒｔｎｅｒ的一項調研報告顯示，到２０１０年文件輸出設備管理服務，將呈現兩位數的增長，從２００７年的３７．５８億美元增長到至少４１億美元。而就目前的歐美市場而言，辦公設備銷售已經出現下滑，而服務業務卻在快速增長。徐正剛坦言，如果一個企業只賣硬件而不做服務，早晚是要死掉的，從產品銷售向服務轉變只是一個時間問題。
據國際外包協會統計，世界５００強中有８５％采用部分或者全部文件服務外包，降低文件處理成本，提高工作效率，從而使企業的資源集中到核心業務上來。而在中國，這一領域的發展還處于起步階段。但在徐正剛看來，中國市場雖然比較特別，客戶群的組成也更為復雜，但高端產品每年的增長卻非常迅速，這為公司的全球服務提供了增長機會。（辛明）
